Corporate Learning Community Region Frankfurt #CLC069, 2. Treffen am 5. März 2018

Persönliches Wissensmanagement mit OneNote

Ein Beitrag von Stefan Diepolder

Nachdem wir auf unserem ersten Regionaltreffen am 19. Dezember 2017 beschlossen hatten, uns beim nächsten Mal zum Thema “Persönliches Wissensmanagement” auszutauschen, habe ich für unser Treffen ein paar nützliche Tipps und Tricks zum Programm “OneNote” von Microsoft zusammengestellt, die ich hier noch einmal kurz zusammenfassen möchte. Zur Vorbereitung hatte ich den Zugang zu meinem OneNote-Notizbuch verschickt, in dem ich Beispiele und Informationen zu OneNote gesammelt habe.

Hier kurz meine Vorgeschichte zu OneNote

Bis Mitte letzten Jahres hatte ich selbst keine Ahnung, für was OneNote nützlich sein kann und wie es genau funktioniert. Ich kannte zwar das Logo aus Microsoft Office, konnte aber keinen Anwendungsfall für mich erkennen. Aus verschiedenen Feedbacks im Regionaltreffen habe ich gelernt, dass es vielen ebenso ergeht …

Ich habe also Mitte 2017 ein Programm gesucht, mit dem ich interessante und wertvolle Videos, Podcasts und Artikel aus dem Internet sammeln, individuell weiterverarbeiten und auf allen meinen Endgeräten nutzen konnte. Es stellte sich mir irgendwann die Frage: OneNote oder Evernote?

Ich habe mich bewusst für OneNote entschieden, da ich weder das eine noch das andere Programm gut kannte und weil viele Unternehmen auf die neue, integrierte Microsoft Office 365 Suite wechseln, in der OneNote fester Bestandteil ist. Jedes der Programme hat wohl seine spezifischen Stärken und Schwächen – einige davon haben Lars Bobach und Steve Dotto auf YouTube beschrieben.

Zu meinem Erstaunen war OneNote nicht nur leicht zu erlernen, sondern auch sehr flexibel und ausbaufähig in seiner Anwendung. Lieben gelernt habe ich das Programm, als ich begonnen habe, mit dem Webclipper, einem Add-On, das es mittlerweile für fast alle Browser gibt, verschiedene Internetseiten, Videos und Podcasts auszuschneiden und in OneNote-Notizbücher einzubauen und mit zusätzlichen Informationen anzureichern.

Zu unserer Session am 05.03.2018 im Haus der Wirtschaft – vielen Dank Charlotte für die Einladung!

Als ersten Tipp habe ich das Vorgehensmodell “SEEK – SENSE – SHARE” von Harold Jarche – einem der bekanntesten Autoren zu persönlichem Wissensmanagement – nach den einleitenden Worten von Jochen Robes noch einmal kurz für grundsätzliche Gedanken zur Aufbereitung von persönlichen Wissensressourcen vorgestellt. Oft bleiben wir beim reinen Sammeln von Informationen, dem “SEEK”, ohne den Informationen Wert hinzuzufügen und sie z.B. in einem Blog oder in einem Artikel weiterzuverarbeiten – dem “SENSE”. Und zu guter Letzt wird ein Wissensbaustein erst so richtig wertvoll, wenn man seinem Netzwerk davon teilhaben lässt – “SHARE”.

Quelle: Arjana Blazic, https://twitter.com/abfromz

Als zweiten Tipp habe ich angeregt, sich ein privates OneNote-Konto einzurichten. Der Vorteil eines privaten Kontos liegt darin, dass man sowohl private als auch berufliche Notizbücher „unter einem Dach“ vereint hat und so die wertvollen gesammelten Daten, Aufzeichnungen und Learnings z.B. bei einem Wechsel des Arbeitgebers einfach mitnehmen kann, ohne sich Gedanken über eine Migration machen zu müssen. Ich würde auch alle Daten in einer OneDrive Cloud speichern, um von überall per App und Browser und auf allen Endgeräten Zugriff auf OneNote zu haben und jederzeit Informationen ablegen zu können. Da Microsoft seine Cloud-Lösungen mittlerweile auch in Deutschland hostet und Office 365 in immer mehr Unternehmen mit strengen deutschen IT-Sicherheitsbestimmungen eingeführt wird, halte ich dies für unbedenklich.

Microsoft bietet über das kostenlose Live Konto die Möglichkeit an, OneNote kostenlos auszuprobieren und einen Speicher von bis zu 5 GB zu nutzen. Bis auf wenige Funktionen kann man damit alles machen, was auch mit der Vollversion möglich ist – genaueres zu den einzelnen OneNote-Versionen bietet ein kurzer Überblick.

Mein dritter Tipp ist, OneNote mit dem OneNote Webclipper auszuprobieren und erste Erfahrungen im Sammeln und Aufbereiten von Informationen aus dem Internet zu machen. Der Webclipper ist ein zuverlässiges und einfach zu bedienendes Werkzeug, das mittlerweile für alle gängigen Browser als Add-in zur Verfügung steht. Sobald man ein OneNote-Konto eingerichtet hat, kann man sofort mit dem Clippen loslegen. Der Webclipper schneidet sehr einfach ganze Webseiten oder einzelne Abschnitte aus, erkennt automatisch YouTube-Videos und Artikel und speichert die Links zu den geclippten Ressourcen. Das Verfahren ist bequem mit allen Endgeräten möglich.

Mein vierter Tipp ist, Dokumente als PDF-Dateien in OneNote hochzuladen und abzulegen (PDFs werden auch vom Webclipper automatisch erkannt) und diese dann individuell über Tastatur oder über die tolle Zeichnen-Funktionalität in OneNote mit eigenen Gedanken, Hintergründen und Ideen anzureichern. Mit einem Tablet und einem einfachen Zeichenstift kann man so ganz leicht z.B. Präsentationen dokumentieren, Texte markieren und bearbeiten und Sketchnotes und Mindmaps zeichnen – und das sogar kollaborativ im Team.

Mein fünfter und letzter Tipp ist, OneNote als kollaborative Lernplattform auszuprobieren. Ich selbst habe bisher nur von mir kuratierte Notizbücher vorab als „Flipped-Classroom-ähnliche“ Vorbereitung für Meetings und Workshops zusammengestellt und dafür Zugänge verschickt.

Joachim Haydecker hat zu OneNote und Skype als Lernplattform einen wunderbaren Blogpost inklusive YouTube-Video geschrieben, der Lust macht, noch viel tiefer in OneNote einzusteigen. Das Programm ist in meinen Augen ein intelligentes, einfach zu bedienendes Werkzeug, um neue, individuelle Möglichkeiten zum Erarbeiten von Wissen und neuen Ideen in (verteilten) Teams auszuprobieren. Wenn ihr dazu weitere Ideen und Anregungen habt, würde ich mich freuen, wenn ihr sie mit uns teilt.

Weitere Ressourcen zum tieferen Einstieg in OneNote:

Euer Stefan Diepolder