Ein Beitrag zur Synthese von empirischen Daten, Nutzertypen und Praxis-Hacks aus dem #CLCPKM-Projekt und dem begleitenden Lunch&Learn der Corporate Learning Community.

Executive Summary

Das im aktuellen Zentrum der Corporate Learning Community (CLC) stehende Buchprojekt „Persönliches Wissensmanagement“ ist der eigentliche Startpunkt, der rote Faden und das Gravitationszentrum der gesamten aktuellen #CLCPKM-Initiative. Um dieses kollaborative Werk nicht als rein theoretisches Reißbrett-Konzept zu verfassen, sondern mit lebendiger Praxis und empirischer Evidenz anzureichern, wird das Buchprojekt von zwei eng verzahnten, parallel laufenden Formaten flankiert:

Als inhaltlicher Appetizer und Klärung des empirischen „Warum“ wurde vorab eine wissenschaftliche Befragung von 115 L&D-Expertinnen und Experten zur Ermittlung des realen Status quo durchgeführt.
Zeitlich versetzt, aber parallel dazu, wurde die 14-wöchige #CLCPKM-Lernreise ins Leben gerufen, die als Reallabor dient, um neue Routinen, Heuristiken und Werkzeuge direkt im dichten Arbeitsalltag zu testen, zu verfeinern und für die Buchkapitel zu validieren.

Das zentrale Paradoxon, das dieses parallel organisierte Gesamtprojekt adressiert und im Lunch&Learn-Event intensiv seziert wurde, ist die Diskrepanz zwischen Wollen und Tun: Gutes Wissensmanagement scheitert heute weder an der inneren Haltung noch an fehlenden Software-Lizenzen. Die eigentliche Bruchstelle ist der Mangel an stabilen, kognitiven Alltagsroutinen.

Diese Analyse führt die Erkenntnisse der drei Säulen (Buchprojekt als Kern, Umfrage vorab als Appetizer und die versetzte Lernreise als Praxis-Labor) systematisch zusammen, vergleicht die fünf Nutzertypen (Personas), beleuchtet die systemischen Spannungsfelder und liefert handfeste Heuristiken für die tägliche Praxis der Personalentwicklung.

1. Die Projekt-Architektur: Das Buch als Startpunkt und Integrationskern

Die gesamte #CLCPKM-Initiative folgt einer integrierten, parallel-dynamischen Design-Logik. Das Buchprojekt war der inhaltliche Startpunkt, aus dem heraus die Befragung und die Lernreise als unterstützende Satelliten initiiert wurden, um das Thema im Jahr 2026 sowohl wissenschaftlich valide als auch alltagstauglich aufzubereiten:

Die Keimzelle – Das Buchprojekt: Das übergeordnete Ziel ist es, das verstreute und oft implizite Wissen der L&D-Community zu bündeln. Über 60 eingereichte Beiträge zeigen das enorme Bedürfnis nach Strukturierung und Orientierung in einer von Informationsflut geprägten Arbeitswelt. Das Buch bildet das bleibende Gedächtnis der Initiative.
Der Appetizer – Die Befragung: Um vor dem eigentlichen Schreiben empirische Klarheit über die realen Probleme der Praxis zu erlangen, wurde vorab eine detaillierte Befragung gestartet. Sie diente als „Appetizer“, lieferte das inhaltliche Fundament für das Buch und deckte die Schmerzpunkte auf, die in den Kapiteln zwingend adressiert werden müssen.
Das Reallabor – Die Lernreise: Unter der Begleitung von Martina Cervenkova, Ines Köhnlein und Verena Döhler startete zeitversetzt die 14-wöchige Lernreise. Sie dient als interaktiver, paralleler Erprobungsraum. Hier werden die im Buch beschriebenen Theorien und Hacks von den Mitreisenden wöchentlich in „Rastplätzen“ auf Herz und Nieren geprüft, diskutiert und geschärft. Zudem liefert die Lernreise authentische Alltagsillustrationen direkt aus der Praxis der Teilnehmenden für die Buchgestaltung.

2. Empirische Befunde: Die „Kaskade des Scheiterns“ im Detail

Die Befragung lief vom 18. Juni bis zum 10. Juli 2026 mit 24 Items auf fünfstufiger Likert-Skala. Die Antworten der 115 Teilnehmenden zeichnen ein klares Bild einer systematischen Kluft zwischen Absicht (Intent) und Umsetzung (Execution):

Die vier Stufen dieser im Buch intensiv behandelten Verfallskurve im Einzelnen:

Die unangefochtene Haltung (92,9 %): Die überwältigende Mehrheit stimmt zu, dass PKM das eigene Denken und Arbeiten spürbar unterstützen soll. Wissensarbeit wird als strategischer Hebel begriffen.
Die infrastrukturelle Bereitschaft (76,3 %): Eine breite Dreiviertelmehrheit verfügt über ein eingerichtetes, aktives System (digital mit Obsidian, Notion, OneNote oder analog).
Die situative Klarheit (73,0 %): Beim Selektieren und Bewerten, welche Information in einer konkreten Situation Relevanz besitzt, sinkt die absolute Überzeugung leicht ab.
Die systematische Bruchstelle – Alltagsroutinen (29,6 %): Nur knapp 30 % pflegen feste Routinen für das Erfassen, Ablegen, Verdichten und Weiterverarbeiten von Wissen. Demgegenüber stehen 38,2 %, die ganz offen einräumen, keinerlei feste Gewohnheiten zu pflegen.

Qualitative Validierung: Der Live-Chat-Spiegel des Lunch&Learn

Die quantitativen Ergebnisse wurden im Rahmen des Lunch&Learn-Events durch eine interaktive Ad-hoc-Befragung der rund 50 Teilnehmenden qualitativ gespiegelt. Auf die Frage nach der subjektiven PKM-Zufriedenheit ordnete sich die Runde im Chat überwiegend im Mittelfeld ein — auf einer Skala, bei der 1 für „sehr gut“ und 5 für „gar nicht“ stand. Ein Messwert ist das nicht, aber es deckt sich mit dem Eindruck aus dem Fragebogen, dass die Selbsteinschätzung selbst bei einer geübten Gruppe zurückhaltend bleibt.

In der anschließenden Chat-Diskussion kristallisierten sich drei wesentliche qualitative Barrieren heraus:

Das Autonomie-Dilemma vs. IT-Sicherheitsvorgaben: Während privat eine hohe methodische Souveränität gelebt wird (Werte von 1 bis 4), fühlen sich L&D-Professionals im Arbeitskontext massiv durch restriktive Arbeitgeber-Richtlinien und monolithische Software-Vorgaben (wie MS Teams/OneNote) blockiert.
Kognitiver Overload beim Eigenaufbau: Die Errichtung einer eigenen persönlichen Wissensarchitektur von Grund auf wird im operativen Tagesgeschäft („Feuerlöschen“) als zeitlich unüberwindbare Hürde wahrgenommen.
Akzeptanz von temporärem Chaos: Interessanterweise wurde im Chat gefordert, „Chaos zuzulassen“ (als notwendige generative und unstrukturierte Lernphase), bevor strukturierende Heuristiken greifen.

Wo es hakt: sieben Faktoren und die schwächsten Einzel-Items

Eine explorative Faktorenanalyse der 24 Items ergab sieben Faktoren entlang der drei Jarche-Dimensionen. Auf dieser aggregierten Ebene liegt die netzwerkgestützte Exploration mit M = 4,25 an der Spitze (Seek), das Verdichten von Wissen mit M = 3,34 am unteren Ende (Sense). Das ist der Befund in einem Satz: Suchen und Vernetzen funktionieren, das Verarbeiten nicht.

Geht man von den Faktoren auf die einzelnen Items hinunter, treten die konkreten Interventionsbereiche hervor:

Routinen und Prozessstabilität ($M = 2,89$): Es fehlt an einem verlässlichen, zusammenhängenden Arbeitsprozess.
Nutzen von Wissen für KI-Kontextualisierung ($M = 3,10$): KI wird zwar punktuell genutzt, aber selten strukturiert mit dem eigenen, qualitativen Wissensbestand gekoppelt. Hier zeigt sich zudem eine hohe Standardabweichung, was auf eine Spaltung in der Nutzerschaft hindeutet (Power-User vs. Nichtnutzer).
Wissensverdichtung: Informationen werden passiv gehortet, anstatt systematisch in wiederverwendbare, produktive Bausteine überführt zu werden.

Eine Einschränkung, die zur Redlichkeit gehört. Die Kaskade zeigt, wo es bricht, aber nicht, wen es trifft. Dafür lohnt ein Blick auf die Clusteranalyse, aus der weiter unten die fünf Personas hervorgehen: 39 Prozent der 115 Befragten entfallen auf die „PKM-Meisterin“, 28 Prozent auf die „pragmatische Umsetzerin“. Zwei Drittel also auf Profile mit funktionierender Praxis. Die Kaskade beschreibt damit keine scheiternde Berufsgruppe, sondern die Stelle, an der auch die Geübten aussteigen — und genau das macht den Befund schärfer statt milder: Wenn selbst diese Gruppe beim Verdichten und beim frühen Sichtbarmachen einbricht, liegt es nicht an fehlender Qualifikation. Wer die fünf Profile sind, zeigt der nächste Abschnitt.

3. Die 5 Nutzertypen (Personas) im systematischen Vergleich

Mithilfe einer Faktoren- und Clusteranalyse wurden von Joachim Niemeier aus den realen Datensätzen der Befragung fünf distinkte Personas entwickelt. Sie dienen im Buch als Navigationshilfen, damit LeserInnen ihr eigenes Profil verorten und passende Routinen adoptieren können:

Persona	Core Logic	Größtes Bottleneck	PKM-Hebel / Gewohnheit
Thomas Berger(Pragmatiker & Projektleiter)	Wissen muss unmittelbar handlungspraktisch sein.	Skepsis gegenüber Komplexität; Informationsverlust.	Extrem niedrigschwellige Routinen: Feste Dauer-Notiz auf dem Smartphone, Sprachmemos direkt nach Meetings.
Sandra Neumann / Nováková(Vernetzte Entdeckerin)	Wissen entsteht durch ungerichtete Exploration und soziales Netzwerken.	„Inneres Eichhörnchen“: Unkontrollierte Sammelwut, Informationsüberflutung.	Fokus auf den Schritt nach dem Sammeln: Reflexionsfragen beim Ablegen; KI als Strukturierungsspiegel nutzen.
Julia Schneider(Prozessorientierte Umsetzerin)	Wissen muss Arbeitsprozesse unterstützen, ohne Zusatzaufwand zu generieren.	Abneigung gegen künstliche Komplexität und Werkzeugpflege.	Konsequente Anwendung von Aussortierungs-Heuristiken (z. B. der 15-Minuten-Löschtest).
Michael Weber(Analytischer Denker)	Wissen muss tiefgehend reflektiert und theoretisch eingeordnet werden.	Zu langes Durchdenken im stillen Kämmerlein; Hemmung, unfertige Gedanken früh zu teilen.	Mut zum unfertigen Experimentieren; Verstehen von PKM als relationalem Austauschprozess.
Claudia Hoffmann(Systemische PKM-Meisterin)	Wissen is Teil eines übergeordneten, organisationalen Systems.	Starre IT-Rahmenbedingungen in Organisationen; Transfer von Individualwissen in Kollektivwissen.	Qualitätsmanagement der Daten als KI-Futter; Gestaltung von Rahmenbedingungen für Team-Lernen.

4. Zentrale systemische Spannungsfelder

In den Live-Diskussionen auf den „Rastplätzen“ der Lernreise traten grundlegende systemische Dilemmata zutage, die auch im Buchprojekt eine theoretische und praktische Einordnung erfahren:

A. Minimalismus vs. Exploration

Der Konflikt: Während der pragmatische L&D-Praktiker (Thomas) scharf fokussierte, projektbezogene Daten zur direkten Arbeitsentlastung benötigt, leben explorative Rollen (Sandra) von der ungerichteten Suche und zufälligen Entdeckungen (Serendipität).
Die Synthese im Buch: Ein funktionierendes System muss beide Modi erlauben. Das explorative Sammeln muss jedoch kognitiv und zeitlich streng vom Archivieren getrennt werden. Erst im Moment des bewussten Strukturierens entscheidet sich der bleibende Wert.

B. Individuelle Effizienz vs. Organisationales Gedächtnis

Der Konflikt: Für das persönliche Wohlbefinden und die Effizienz des Einzelnen (Julia) ist das schnelle, radikale Löschen und Filtern befreiend. Für das kollektive Gedächtnis einer L&D-Abteilung (Claudia) ist Dokumentation jedoch die Voraussetzung für Kollaboration, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit.
Die Synthese im Buch: Persönliches Wissensmanagement darf nicht rein egoistisch betrieben werden. PKM-Routinen müssen so gestaltet sein, dass die Ergebnisse an den definierten Schnittstellen des Teams (z. B. Wikis, geteilte Repositorien) anschlussfähig und einfach übertragbar sind.

C. Der Paradigmenwechsel: Vom Ordnungssystem zum Entscheidungssystem

Die Verschiebung: Quer durch alle Beiträge und Forschungsfragen verschiebt sich der Fokus radikal: Weg von der Frage „Wie verwalte, tagge und ordne ich mein angesammeltes Wissen?“ hin zu der entscheidenden Frage „Welche Information verdient überhaupt meine zukünftige Aufmerksamkeit?“. PKM wird im modernen Kontext als aktiver Filter zur Reduktion kognitiver Last verstanden, nicht zur Akkumulation von digitalem Ballast.

5. Die Praxis-Heuristiken: Im Reallabor der Lernreise validiert

Die wöchentlichen Treffen der Lernreise sind der Ort, an dem Methoden aus dem Feld geprüft und weitergegeben werden. Die folgenden vier haben sich in den Diskussionen des Projekts als besonders anschlussfähig erwiesen; die ersten beiden stammen aus Kuznetsovs „The Evernote Trap“ (August 2026), die beiden anderen aus den Rastplätzen selbst.

Der 15-Minuten-Löschtest: Vor jedem Speichervorgang stellt man sich die Frage: Kann ich diese Information im Bedarfsfall in maximal 15 Minuten im Internet wiederfinden oder selbst rekonstruieren?. Falls ja, wird das Dokument konsequent verworfen. In der Lernreise wurde dieser Test als einer der befreiendsten Hacks bewertet, um das Entstehen digitaler Müllberge („The Evernote Trap“) effektiv zu verhindern.
Das Drei-Kategorien-Modell (Kuznetsov-Modell): Die Einteilung in flüchtige Notizen (Momentary, wie temporäre Status-Backlogs, die sofort gelöscht werden), produktbezogene Dashboards (Product, maximal eine schlanke Strukturierungs-Notiz pro aktivem Projekt) und unersetzbare Archivdaten (Archival, nur selbst erstellte, einzigartige Dokumente).
Das disziplinierte Comeback von Ordnerstrukturen: Trotz moderner Freitextsuche und KI-Volltextindizierung erleben klassische Ordner in der Community ein Comeback. Der kognitive Vorteil: Ordner zwingen bereits im Moment des Speicherns zu einer aktiven Einordnung und verhindern passives Abspeichern im unstrukturierten Nirgendwo. Zudem ermöglichen sie es, KI-Assistenten (wie lokale LLMs) datenschutzkonform und präzise auf einen sauberen, kuratierten Kontextordner einzugrenzen.
Die „To-Who-Liste“: Aufgaben werden nicht als leblose Textzeilen, sondern gekoppelt an konkrete Gesichter und Beziehungen verwaltet. Da Menschen emotional und sozial auf Beziehungen reagieren, erhöht diese Verknüpfung die Umsetzungswahrscheinlichkeit von Aufgaben im Vergleich zu reinen To-Do-Listen drastisch.

6. Die Rolle der KI als Reflexionspartner im PKM-Prozess

Ein wesentliches Kapitel des Buches widmet sich der Synergie zwischen PKM und künstlicher Intelligenz . Die Erkenntnisse der Community warnen vor einer doppelten Falle:

Die Token-Kosten der Müll-Akkumulation: Wer ungefiltert Gigabytes an Web-Clips anhäuft, bremst moderne KI-Agenten, die direkt auf lokale Notizdatenbanken zugreifen, systematisch aus. Die Agenten verbrauchen enorme Mengen an API-Tokens beim Lesen von redundantem Datenmüll, liefern unpräzise Antworten oder brechen Analyseprozesse vorzeitig ab. Ein sauberes, hochgradig kuratiertes PKM ist somit die zwingende Infrastruktur-Voraussetzung für effizientes, KI-gestütztes Arbeiten.
KI als Denk-Spiegel statt als Text-Schleuder: Der wahre Wert von KI im PKM liegt nicht in der automatischen Generierung von noch mehr Texten (was die Informationsflut nur weiter anheizt), sondern in der reflexiven Nutzung. Als intelligenter Sparringspartner hilft KI dabei, blinde Flecken in den eigenen Notizen aufzuspüren, logische Brüche in Argumentationen aufzuzeigen oder die eigene Auswahllogik kritisch zu hinterfragen.

Fazit & Ausblick: Ein Buch als kollektiver Meilenstein

Das #CLCPKM-Projekt beweist: Persönliches Wissensmanagement ist kein technologisches Problem, sondern ein kognitives Handwerk. Es erfordert die Etablierung nachhaltiger Gewohnheiten und klarer Selektionsregeln im Kopf.

Die Aufgabe der betrieblichen Personalentwicklung (L&D) verschiebt sich damit radikal: Weg von der bloßen Bereitstellung von Software-Lizenzen oder reinen Klick-Schulungen, hin zur Förderung von Micro-Habits und der Bereitstellung geschützter Räume für Reflexion, Experimentieren und gemeinsamen Austausch.

Das Buchprojekt als physisches Community-Gedächtnis

Im Lunch&Learn wurde intensiv die Frage diskutiert, warum die CLC im rein digitalen Zeitalter überhaupt noch ein gedrucktes Buch herausgibt. Die Antwort der Initiatoren rund um Jochen Robes liegt im Wert eines bewussten Medienbruchs (Media-Break). Während digitale Kanäle und agile Blog-Veröffentlichungen (sowie eine kostenfreie PDF-Variante) die schnelle, alltägliche Wissenszirkulation sichern, fungiert das gedruckte Buch als stabiler, entschleunigter und materieller Speicher der kollektiven Intelligenz der Community. Es knüpft direkt an das erfolgreiche Vorgängerprojekt aus dem Jahr 2025 („Gemeinsam lernen, gemeinsam wachsen“ mit über 40 Autoren) an.

Um dieses kollaborative Werk auch optisch authentisch zu gestalten, läuft aktuell ein community-getriebener Aufruf von Jochen Robes, Gernot Kühn und dem Team: Gesucht werden echte, unperfekte Graustufen-Illustrationen und Fotos aus dem realen PKM-Alltag der Teilnehmenden (z. B. handschriftliche Skizzen, Schreibtisch-Setups, Ordnerstrukturen). Diese werden unter einer offenen Creative-Commons-Lizenz (CC BY 4.0) im Buch veröffentlicht und an Ines Köhnlein übermittelt. Dies überführt das persönliche Wissensmanagement in eine sichtbare, gemeinschaftlich geteilte Praxis.

Für die Auswertung des Lunch&Learn und die Verdichtung der Materialien wurden NotebookLM und Claude eingesetzt; Auswahl, Gewichtung und Schlussfolgerungen liegen bei der Autorin.

Literatur und weiterführende Quellen

Forte, T. (2022): Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential. Profile Books. (Im Diskurs kritisch reflektiert als theoretisches Modell des externen Speicherns).
Jarche, H. (2026): Personal Knowledge Management (PKM) and the Seek-Sense-Share Framework. Online verfügbar unter: https://jarche.com/ (Das methodische Fundament der empirischen CLC-Befragung).
Köhnlein, I. (2026): Reisebericht #CLCPKM Lernreise: Zwei Rastplätze, viele Wege! Corporate Learning Community. Online verfügbar unter: https://colearn.de/reisebericht-clcpkm-lernreise-zwei-rastplaetze-viele-wege/ (Dokumentation der Heuristiken aus den Freitags-Rastplätzen).
Kuznetsov, S. (2026): The Evernote Trap. Veröffentlicht am 21.08.2026. Online unter: https://pmslava.com/posts/the-evernote-trap/ (Die Heuristik für den 15-Minuten-Löschtest, das Drei-Kategorien-Modell sowie die Token-Kostenanalyse bei der KI-Kontextualisierung).
Mittelmann, A. (2026): Fitness-Parcours des Persönlichen Wissensmanagements & Werkzeugkasten Wissensmanagement. Präsentiert beim Kick-off der #CLCPKM-Lernreise am 03. Juli 2026.
Niemeier, J. (2026): CLCPKM: Die PKM-Baustelle: Das Fundament steht, aber es fehlen die Prozesse. Corporate Learning Community. Veröffentlicht am 12.07.2026. Online unter: https://colearn.de/clcpkm-die-pkm-baustelle-das-fundament-steht-aber-es-fehlen-die-prozesse/ (Empirische Basis der Befragung mit 115 Teilnehmenden).
Niemeier, J. (2026): Mein inneres Eichhörnchen braucht einen Prozess: Wie Sandra Neumann auf die Lernreise blickt. Corporate Learning Community. Veröffentlicht am 10.08.2026. Online unter: https://colearn.de/mein-inneres-eichhoernchen-braucht-einen-prozess/ (Persona-Entwicklung mittels Faktoren- und Clusteranalyse).
Corporate Learning Community (2025): Gemeinsam lernen, gemeinsam wachsen: Geschichten des Gelingens aus der L&D-Praxis. (Vorgänger-Community-Buchprojekt, an dem über 40 AutorInnen mitgewirkt haben). Online unter: https://colearn.de/clc-buchprojekt-2025/

Vom Buchprojekt zur Wissensbewegung: Eine strukturierte Analyse der „Umsetzungsfalle“ im Persönlichen Wissensmanagement (PKM)